Para quien tenga personal a cargo, sabe que gestionar exige medir el costo y el dato más importante es cuanto te cuesta tener un recurso porque esta información de la planilla que percibe un colaborador es data sensible. Pero como gestores y respetando al PMI es importante que el gestor tenga control de los costos, de no tenerlo, su control en un área de conocimiento (costo) no sera la idónea para plantear estrategias o controles de cambios adecuados. Lo menciono porque muchos coordinadores y responsables se basan en PMI debido que la formación te brinda herramientas que a la fecha son de gran utilidad, por ejemplo el m'as usado: método del valor ganado.
Fuera de la introducción, ahora nos toca incluir el costo y enfocar uno en particular que es el costo laboral de una persona que permite medir su participación en un requerimiento. El costo laboral hoy en día se representa en muchas empresas con el costo efectivo o total que genera un empleado en planilla o contrato como locador de servicios, por ejemplo: empresas al costo de planilla le aplican el factor 1.46 para asegurar la reserva de pago de planilla, cts, vacaciones y gratificación. Si tenemos un colaborador que en planilla gana S/. 3,000.00 entonces su costo laboral es equivalente a S/. 4,380.00 o sea S/. 1,380.00 más (tener bastante cuidado con este valor) recomiendo conversar con la gerencia de operaciones y determinar la ecuación que permita calcular el costo laboral discriminando si es planilla o no, porque un mal dato te puede impactar negativamente en tus indicadores de rendimiento. Pero comencemos con unos pasos para facilitar porque es importante trabajar el costo laboral:
1) En el cuadro de la demanda adicionamos una columna denominada "costo", este costo laboral de una persona debe ser expresado como costo directo que permite la producción de un requerimiento. Por ello, si para tu caso tienes otros costos como movilidades, reconocimiento, extra u otro concepto te sugiero que no lo coloques en este valor porque luego nos tocara interrogar a los números y debemos diferenciarlos para sacar el presupuesto de un servicio.
2) Al tener una columna con solo el costo = costo directo = costo laboral, se debe considerar sacar un costo unitario por dicho requerimiento. Por ejemplo: dividir el costo laboral entre el número de días efectivos en un mes, para el mes de Abril 2017 son 17 días laborales entonces divido S/.4,380.00 / 17 = S/.257.65 (Recuerda este es un criterio tu puedes asumir otro). Que significa este valor de 257.65 que cada día que pasa te va cargando ese costo por el personal asignado, entonces si quieres un corte a una fecha determinada ya iras midiendo la rentabilidad esperada por su trabajo y por requerimiento. Luego atomizaremos más y colocaremos horas, para calibrar asignaciones.
3) Elaborar un cuadro de asignación del personal donde tengas a todo tu personal y su costo unitario (CLMu) para ir creando asignaciones que permitan calibrar la distribución de su costo. Por ejemplo: el personal 1 vera requerimiento del 15/03 al 18/04 y personal 2 lo revisara del 19/04 al 30/04, veremos como le va a cada uno porque tendrá su propio costo total.
4) En el cuadro de la demanda asocia el costo por requerimiento que obtienes del cuadro asignación de personal, esta comparación te va permitir ver la rentabilidad de tu requerimiento (producido - costo) para saber que puedes tener el problema de todo gestor, "un personal muy costoso para un requerimiento con una baja inversión o mucho tiempo de asignación" que te va impactar diariamente en tu control y sustento. Claro no todo lo negativo es malo, por ejemplo si hablamos de una inversión como empresa se deberá justificar con un análisis que revisaremos después.
En resumen:
Cuadro de asignación de personal
Cuadro de la demanda
Podemos ver que para el requerimiento SOP1002, para el mes de Marzo la utilidad es muy baja debido a que el personal en esa fecha es muy costos o esta mucho tiempo asignado porque para este caso el requerimiento no demandaba un perfil de ese nivel (busca tus factores objetivos) pero en Abril la utilidad se ve más atractiva, porque lo mejor era colocar a otra persona con el mismo perfil pero menor experiencia sin impactar en la calidad del servicio. Aquí entramos a los "que pasa si" análisis que te ayuda a pronosticar un árbol de decisiones para gestionar mejor tu servicio.
Esto nos ayuda a responder lo siguiente:
- Cuanto estas cubriendo del costo laboral de cada personal?
- Cuantas personas han visto ese requerimiento?
- Cuanto es la rentabilidad del requerimiento? (por periodo)
- Cuanto tiempo ha tomado generar esa utilidad?
Recuerda hay herramientas que te ayudan a gestionar de una mejora manera los costos y te permiten tener un control exacto, pero la gestión tiene mucha variabilidad porque cuando hablamos de gestionar hablamos de personas. Recuerda la continuidad operativa es que tan oportuno atendemos y aseguramos que la demanda no se vea afectada por cambios por variables internas o externas, ya revisaremos este tema.
Gracias.
Fuera de la introducción, ahora nos toca incluir el costo y enfocar uno en particular que es el costo laboral de una persona que permite medir su participación en un requerimiento. El costo laboral hoy en día se representa en muchas empresas con el costo efectivo o total que genera un empleado en planilla o contrato como locador de servicios, por ejemplo: empresas al costo de planilla le aplican el factor 1.46 para asegurar la reserva de pago de planilla, cts, vacaciones y gratificación. Si tenemos un colaborador que en planilla gana S/. 3,000.00 entonces su costo laboral es equivalente a S/. 4,380.00 o sea S/. 1,380.00 más (tener bastante cuidado con este valor) recomiendo conversar con la gerencia de operaciones y determinar la ecuación que permita calcular el costo laboral discriminando si es planilla o no, porque un mal dato te puede impactar negativamente en tus indicadores de rendimiento. Pero comencemos con unos pasos para facilitar porque es importante trabajar el costo laboral:
1) En el cuadro de la demanda adicionamos una columna denominada "costo", este costo laboral de una persona debe ser expresado como costo directo que permite la producción de un requerimiento. Por ello, si para tu caso tienes otros costos como movilidades, reconocimiento, extra u otro concepto te sugiero que no lo coloques en este valor porque luego nos tocara interrogar a los números y debemos diferenciarlos para sacar el presupuesto de un servicio.
2) Al tener una columna con solo el costo = costo directo = costo laboral, se debe considerar sacar un costo unitario por dicho requerimiento. Por ejemplo: dividir el costo laboral entre el número de días efectivos en un mes, para el mes de Abril 2017 son 17 días laborales entonces divido S/.4,380.00 / 17 = S/.257.65 (Recuerda este es un criterio tu puedes asumir otro). Que significa este valor de 257.65 que cada día que pasa te va cargando ese costo por el personal asignado, entonces si quieres un corte a una fecha determinada ya iras midiendo la rentabilidad esperada por su trabajo y por requerimiento. Luego atomizaremos más y colocaremos horas, para calibrar asignaciones.
3) Elaborar un cuadro de asignación del personal donde tengas a todo tu personal y su costo unitario (CLMu) para ir creando asignaciones que permitan calibrar la distribución de su costo. Por ejemplo: el personal 1 vera requerimiento del 15/03 al 18/04 y personal 2 lo revisara del 19/04 al 30/04, veremos como le va a cada uno porque tendrá su propio costo total.
4) En el cuadro de la demanda asocia el costo por requerimiento que obtienes del cuadro asignación de personal, esta comparación te va permitir ver la rentabilidad de tu requerimiento (producido - costo) para saber que puedes tener el problema de todo gestor, "un personal muy costoso para un requerimiento con una baja inversión o mucho tiempo de asignación" que te va impactar diariamente en tu control y sustento. Claro no todo lo negativo es malo, por ejemplo si hablamos de una inversión como empresa se deberá justificar con un análisis que revisaremos después.
En resumen:
Cuadro de asignación de personal
Código
|
Requerimiento
|
Colaborador
|
CLMu
|
Desde
|
Hasta
|
Días
|
Costo
|
SOP1002
|
Mantenimiento
de Portal
|
Personal
1
|
S/.257.65
|
15/03/17
|
18/04/17
|
23.00
|
S/.5,925.95
|
SOP1002
|
Mantenimiento
de Portal
|
Personal
2
|
S/.180.54
|
19/04/17
|
30/04/17
|
8.00
|
S/.1,444.32
|
Cuadro de la demanda
Código
|
Requerimiento
|
Gerencia
|
Línea
|
Inversión
|
Producido
|
Costo
|
Utilidad
Ope.
|
Prod.
|
Fact.
|
Doc.
|
SOP1002
|
Mantenimiento
de Portal
|
Operaciones
|
Evolutivo
|
S/.10,000.0
|
S/.6,500.00
|
S/.5,925.95
|
S/.574.05
|
201703
|
201704
|
OC1120
|
SOP1002
|
Mantenimiento
de Portal
|
Operaciones
|
Evolutivo
|
S/.10,000.0
|
S/.3,500.00
|
S/.1,444.32
|
S/.2,055.68
|
201704
|
201705
|
OC1120
|
SOP1003
|
Correctivo
de Modulo Venta
|
Canales
|
Soporte
|
S/.8,900.0
|
S/.8,900.00
|
S/.5,000.00
|
S/.3,900.00
|
201704
|
201704
|
|
SOP1004
|
Asignación
de Jefe de Proyecto
|
Arquitectura
|
Outsourc.
|
S/.60,000.0
|
S/.15,000.00
|
S/.12,000.00
|
S/.3,000.00
|
201702
|
201703
|
OC1230
|
SOP1004
|
Asignación
de Jefe de Proyecto
|
Arquitectura
|
Outsourc.
|
S/.60,000.0
|
S/.15,000.00
|
S/.12,000.00
|
S/.3,000.00
|
201703
|
201703
|
OC1230
|
SOP1004
|
Asignación
de Jefe de Proyecto
|
Arquitectura
|
Outsourc.
|
S/.60,000.0
|
S/.15,000.00
|
S/.12,000.00
|
S/.3,000.00
|
201704
|
201705
|
OC1230
|
SOP1004
|
Asignación
de Jefe de Proyecto
|
Arquitectura
|
Outsourc.
|
S/.60,000.0
|
S/.15,000.00
|
S/.12,000.00
|
S/.3,000.00
|
201705
|
201705
|
OC1230
|
Podemos ver que para el requerimiento SOP1002, para el mes de Marzo la utilidad es muy baja debido a que el personal en esa fecha es muy costos o esta mucho tiempo asignado porque para este caso el requerimiento no demandaba un perfil de ese nivel (busca tus factores objetivos) pero en Abril la utilidad se ve más atractiva, porque lo mejor era colocar a otra persona con el mismo perfil pero menor experiencia sin impactar en la calidad del servicio. Aquí entramos a los "que pasa si" análisis que te ayuda a pronosticar un árbol de decisiones para gestionar mejor tu servicio.
Esto nos ayuda a responder lo siguiente:
- Cuanto estas cubriendo del costo laboral de cada personal?
- Cuantas personas han visto ese requerimiento?
- Cuanto es la rentabilidad del requerimiento? (por periodo)
- Cuanto tiempo ha tomado generar esa utilidad?
Recuerda hay herramientas que te ayudan a gestionar de una mejora manera los costos y te permiten tener un control exacto, pero la gestión tiene mucha variabilidad porque cuando hablamos de gestionar hablamos de personas. Recuerda la continuidad operativa es que tan oportuno atendemos y aseguramos que la demanda no se vea afectada por cambios por variables internas o externas, ya revisaremos este tema.
Gracias.
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