Control de Requerimiento en Gestión de la Demanda

En estos tiempos donde el caos para gestionar es parte de la rutina, considero que lo mejor es ordenarse y por ello tocaremos un poquito de la gestión de la demanda, que es un concepto complejo y que la Economía te lo puede explicar mejor que este espacio. Sin embargo, la gestión de la demanda es una de las frases que escuchamos todos los que gestionamos, por ejemplo: Tienes idea de como va la demanda en el servicio? o Sabes donde estamos posicionados según la demanda? La demanda cubre el costo laboral del servicio?

Vaya preguntas, quizás un Guru con muchos años en estos temas puede indicar que hablar de este tema corresponde a un mayor escalón profesional o años de experiencia, pero porque no vemos la realidad, hay muchos coordinadores de sistemas (tienen ese encargo en pequeñas y medianas empresas) donde su deber es atender los requerimientos que la empresa debe responder a sus clientes. No hay que tener años para responder pero si hay que tener foco de lo que debes revisar para responder dudas y necesidades que te solicite la gerencia o directorio.

Tranquilo, quizás ya te aburrí con los dos párrafos que ya sabias seguro pero escribo porque quiero compartir una manera simple que me ayudado a gestionar lineas de servicios que vengo aplicando en diferentes empresas. Para esto, vamos despacio pero seguro:

1) Es muy importante clasificar los requerimientos por gerencia, jefatura o área; o sea de donde proviene la necesidad. Para este caso usare uno de servicio de IT: Arquitectura, Calidad, Infraestructura, Operaciones, Desarrollo, Proyectos y más. Cada requerimiento debe tener ese atributo y debe ser especifico para clasificar tu demanda y obtener la inversión por cada uno.

2) Sabiendo donde pertenece ahora coloquemos que le brindamos; o sea la linea de servicio que cubre la necesidad solicitada por la gerencia, por ejemplo: Outsourcing, Soporte, Mantenimiento, Correctivo u Otro según lo que ofrece donde realizas el trabajo. Cada área puede tener uno o más lineas de servicio que ofreces pero que claramente tiene que ser real con procedimiento, responsable y especialistas a disposición.

3) Con la gerencia y linea de servicio podemos colocar el dato más importante que es "la inversión de la atención", esto puede ser uno o más valores según las métricas que quieras obtener. Para mi caso considerare: monto de la inversión, horas planificadas, monto producido y horas ejecutadas. Los montos son importantes: La inversión es el monto acordado y que te va pagar tu cliente, no más porque es lo que tramitara con su área de compras, ¿pero si hay un control de cambio? no debes colocarlo en ese registro, crea otro. La producción es el monto destinado al periodo que quieras asignar o planificar esa inversión, por ejemplo en marzo 30% y abril 70% de acuerdo a tu cuadro de costos y que claramente este explicado. Hasta ahora, tienes toda la información que te ayudara a responder preguntas que los gerentes suelen hacer y lo veremos en otro post.

4) A continuación, dos datos que son de control: El periodo de asignación de producción (semanal, quincenal o mensual). En mi caso, sera mensual para tener una respuesta cada inicio y cierre de mes para proyectar lo requerido en cada trimestre. El periodo de facturación de la producción (semanal, quincenal o mensual). Igual para mi caso, sera mensual para tener un proyectado de cuanto ingreso producido en cada periodo se factura.

5) Finalmente siempre asocia tu requerimiento o inversión a un número de documento que sustente al área administrativa, para mi caso sera el número de orden de compra que me asegura el reconocimiento del pago de dicha producción en el periodo indicado. Si no tiene un documento, recuerda que es de elevado riesgo así que te recomiendo darle bastante foco y asegurar la legalidad de ese requerimiento porque puede afectar la veracidad de tu demanda y caer en falsa expectativa.

En resumen:

Código	Requerimiento	Gerencia	Linea	Inversión	HH Plan	Producido	HH  Ejec.	Prod.	Fact.	Doc.
SOP1002	Mantenimiento de Portal	Operaciones	Evolutivo	S/.10,000	140.00	S/.6,500	132.00	201703	201704	OC1120
SOP1002	Mantenimiento de Portal	Operaciones	Evolutivo	S/.10,000	60.00	S/.3,500	80.00	201704	201705	OC1120
SOP1003	Correctivo de Modulo Venta	Canales	Soporte	S/.8,900	120.00	S/.8,900	150.00	201704	201704
SOP1004	Asignación de Jefe de Proyecto	Arquitectura	Outsourc.	S/.60,000	160.00	S/.15,000	140.00	201702	201703	OC1230
SOP1004	Asignación de Jefe de Proyecto	Arquitectura	Outsourc.	S/.60,000	160.00	S/.15,000	148.00	201703	201703	OC1230
SOP1004	Asignación de Jefe de Proyecto	Arquitectura	Outsourc.	S/.60,000	160.00	S/.15,000	160.00	201704	201705	OC1230
SOP1004	Asignación de Jefe de Proyecto	Arquitectura	Outsourc.	S/.60,000	160.00	S/.15,000	168.00	201705	201705	OC1230

Esto te va ayudar a responder consultas base como:
- Cuanto ingreso en tal mes?
- Cuanto hemos producido este mes?
- Que estamos ofertando más: Linea?
- Que gerencia nos da mayor colocación?
- Que vamos a facturar este mes?

Recuerda, hay plataformas que administran y gestionan de manera espectacular la data que tenemos, contar con dicha herramienta exige presupuesto pero que eso no sea requisito para tu gestión porque debemos defendernos con algún orden y lineamiento porque la persona es quien gestiona y no una herramienta.

Espero haber ayudado y tomen este humilde cuadro como una manera de organizar requerimientos ya que todavía no hemos visto nada de la gestión de la demanda pero ya nos tocara en los otros muchos contenidos que iré compartiendo.

Gracias.